En primer lugar, como en cualquier tratamiento de datos será necesario cumplir el principio de información del artículo 5 de la LOPD. Es decir, cada vez que un candidato nos presente un curriculum vitae será necesario poner a disposición del mismo la siguiente información:
- La existencia de un fichero o tratamiento de datos, la finalidad de la recogida de los datos y los destinatarios de la información.
- El carácter obligatorio o facultativo de su respuesta: Los campos obligatorios suelen señalarse con un asterisco (*).
- Las consecuencias de la obtención de datos o de la negativa a suministrarlos: Que sucedería en el caso de que el usuario no proporcione todos o alguno de los datos solicitados.
- La posibilidad de ejercitar los derechos ARCO (acceso, rectificación, cancelación y oposición): Es necesario poner a disposición del usuario algún medio sencillo y gratuito para ejercer estos derechos, por ejemplo, teléfono, correo electrónico, dirección postal...
- La identidad y dirección del responsable del tratamiento.
La cuestión ahora es determinar cómo informar de estos extremos, para lo que habrá que atender a la situación concreta:
1. Cuando disponemos de formularios normalizados para la presentación de currículums:
Siempre que los medios lo permitan, esta opción es muy recomendable, ya que nos permite, no solo informar adecuadamente, si no también, definir con precisión el tipo de datos a tratar, establecer las medidas de seguridad, etc.
Los formularios pueden proporcionarse a través de la página web o bien en formato papel. En todos los casos debemos incluir la correspondiente cláusula informativa, con los requisitos del artículo 5, por ejemplo a través de un enlace con la información en el caso de la página web.
2. Cuando realizamos algún tipo de anuncio o convocatoria:
Será necesario incluir en la misma la información del artículo 5 de la LOPD.
3. Cuando el currículum se presenta espontáneamente a través de correo postal o electrónico:
Esta situación es muy normal en las empresas, donde se reciben constantemente CVs sin haber sido solicitados.
En estos casos deben fijarse procedimientos de información que supongan algún acuse o confirmación de conocer las condiciones en las que se desarrollará el tratamiento. Si el candidato facilita una dirección de correo electrónico puede remitírsele la información del artículo 5 LOPD por ese medio, solicitando confirmación de la recepción y condicionando el tratamiento de los datos al acuse de recibo.
4. Cuando el currículum se presenta directamente por el interesado en el mostrador o instalaciones de la empresa sin haber sido solicitado:
También en este caso el candidato debe ser informado de los extremos del artículo 5 LOPD, y ello podrá hacerse por cualquier medio que acredite el cumplimiento de este deber, como por ejemplo, carteles, documentos de acuse de recibo y, en general, cualquier medio que permita garantizar el cumplimiento del deber de información.
Finalmente, recordar 2 cuestiones importantes:
- Mientras persista el tratamiento de los datos del afectado, debemos conservar el medio a través del cual acreditamos el cumplimiento del deber de información.
- No podemos ceder los CVs a otras empresas, ni siquiera aunque pertenezcan al mismo grupo de empresas, si no contamos con el consentimiento del candidato.
Muchas gracias por toda la información. Ha sido de gran ayuda.
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